Lola-Montez-Haus München. Je besser eine Veranstaltung gemeinsam mit dem Vertragspartner vorbereitet wird, desto weniger kann schief gehen.
Gemäß unserer Erfahrung wird der Vertragspartner voraussichtlich ca. 2 Wochen vor dem Termin eine Schlussbesprechung anberaumen. Präzisierungen und Änderungen während der Schlussbesprechung wird er möglicherweise in sein Diktiergerät sprechen. Es empfiehlt sich dringend, das Diktat am Ende noch einmal gemeinsam mit dem Vertragspartner anzuhören und entweder zusätzlich selbst aufzunehmen oder auf die unverzügliche schriftliche Bestätigung des darin gesagten zu bestehen.
In unserem Fall versprach der Veranstalter zwar, die besprochenen Änderungen der Schlussbesprechung „gleich noch“ auszudrucken, und er lief aus dem Raum, mutmaßlich in Richtung Drucker. Dann ging die Übergabe der Seite aber irgendwie im Gespräch unter, wir gingen ohne nach Hause, und per E-Mail nachgesendet wurde sie uns auch nicht.
Bitte achten Sie auch darauf, ob der Vertragspartner während der Vorgespräche folgende Aussagen macht: (1) „Bitte beauftragen Sie die Veranstaltung direkt beim Caterer; das wäre mir sogar lieber.“ (2) „Bitte rufen Sie mich während der Veranstaltung jederzeit an, wenn etwas nicht so läuft, wie Sie es sich wünschen“.
In unserem Fall gab der Betreiber des Lola-Montez-Haus nämlich bei Gericht zu Protokoll, dass er das so gesagt hatte. Wir konnten uns aber beim besten Willen nicht daran erinnern, und wir hatten auch nichts schriftliches bekommen, wo das so stand.
Checkliste für Ihre Veranstaltungen im Lola-Montez-Haus:
- Unbedingt alles vom Veranstalter schriftlich geben lassen, insbesondere folgende Punkte:
- Wer ist der Caterer (z.B. Feinkost Käfer, Dallmayr, Szigeti, Mahlzeit Catering)
- Welche Leistungen erbringt der Caterer als Subunternehmer, welche Leistungen der Vertragspartner selbst? (z.B. Dekoration und Aufbau, Anrichten der Gerichte vor Ort, Auswahl der Weine, Stellen der Kellner, Kinderbetreuung)
- Die genaue Menu-Folge, inklusive ungefähre Uhrzeiten.
- Welche Gänge werden als Buffet serviert, welche als „Flying Buffet“, welche am Tisch?
- Welcher Wein wird ausgeschenkt werden (nicht nur die Rebsorte; auch das Anbaugebiet und der Jahrgang)?
- Welches Wasser wird ausgeschenkt werden? Das klingt lächerlich, aber für einen Service mit Leitungswasser, den wir auf unserer Veranstaltung vermuteten, sind Kunden möglicherweise weniger bereit, einen hohen Preis zu bezahlen, als für einen Service mit Marken-Tafelwasser.
- Anzahl der Gäste (Erwachsene, Kinder, Alter der Kinder)
- Voraussichtlich gestelltes Service-Personal (Anzahl, Erfahrung, z.B. Praktikant, Oberkellner)
- Genaue Anzahl der Kinderbetreuer*innen
- Alle Änderungen zum schriftlichen E-Mail – Verkehr, die während der Schlussbesprechung noch vereinbart werden
- Wenn immer möglich eine feste Sitzordnung (mit Tischkärtchen) machen. Dadurch ist es im Bedarfsfall nach der Veranstaltung einfacher, Leistungen des Vertragspartners (bzw. deren Ausbleiben) bestimmten Menschen (dann: Zeugen) zuzuordnen. In unserem Fall wollte der Vertragspartner uns während der Schlussbesprechung vehement davon abbringen, eine Sitzordnung zu machen, er habe nach 500 Veranstaltungen die Erfahrung gemacht, dass das so gemütlicher sei. Dennoch waren wir hinterher sehr froh über unsere Sitzordnung, weil wir so relativ leicht sehen konnten, dass z.B. die Suppe nur für die Tische gereicht hat, die näher beim Aufgang von der Küche waren. Das konnten wir dann vor Gericht auch gut darlegen.
- Im Fall von Reklamationen den Veranstalter noch während der Veranstaltung schriftlich informieren, z.B. per SMS, WhatsApp, E-Mail.
- Alle Gänge des Essens fotografieren. Auch die Buffets. In unserem Fall hatten wir unsere Gäste gebeten, nicht selbst Fotos zu machen, weil wir einen offiziellen Fotografen beauftragt hatten. Der wiederum fotografierte nur das Nachtisch-Buffet, nicht aber die restlichen Gänge, wodurch wichtiges Bildmaterial vor Gericht gefehlt hat.
- Vor der Veranstaltung höchstens eine Anzahlung leisten, den gesamten Rechnungsbetrag erst nach einer erfolgreichen Veranstaltung begleichen. Im Fall von berechtigten Reklamationen, die eine Minderung rechtfertigen, kann man so besser sein Geld zurückhalten. In unserem Fall rief der Veranstalter ein paar Tage vor der Veranstaltung bei uns an und sagte, wir sollen doch bitte schnell die Rechnung bezahlen, da er bereits in finanzielle Vorleistung gegangen wäre. Das taten wir. Dummerweise. Wir warten bis heute (fast 1,5 Jahre nach der Veranstaltung) auf die uns zustehende (und inzwischen gerichtlich zuerkannte) Minderungssumme.
- Die Gäste informieren, was z.B. an Getränken alles vorbestellt worden ist, was also zur Verfügung stehen sollte und die Gäste wünschen dürfen.
- (wird noch fortgesetzt…)
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